Nápověda

6. Historie, datový trezor a úložiště souborů

6.1. Seznam záznamů o smazaných zprávách

Portál nabízí zobrazení seznamu obálek archivních zpráv, tedy zpráv, které jsou již vymazané ze schránky nebo i datového trezoru. Ve složce Historie můžete procházet obálky a doručenky zpráv, které již byly z datové schránky nebo datového trezoru smazány.

Okno pro práci s historií datových zpráv otevřete pod záložkou Datová schránka klepnutím na odkaz Historie.

6.1.1. Parametry vyhledání v historii datových zpráv

Nejprve nastavte parametry, podle kterých chcete datové zprávy najít.

Klepnutím na žlutou šipku vpravo v poli Přijaté otevřete volič s položkami Přijaté a Odeslané. Jeho nastavením vyberete, zda chcete zobrazit datové zprávy, které byly do této datové schránky přijaty nebo z ní odeslány.

Klepnutím na žlutou šipku vpravo v poli Podle data dodání otevřete volič s položkami Podle data dodání, ID odesílatele a Podle ID zprávy. Zde výběr upřesníte podle datového rozsahu nebo díky znalosti ID odesílatele či ID datové zprávy.

Filtr historie zpráv

Vyhledání položek datových zpráv zahájíte stiskem tlačítka Vyhledat.

6.1.2. Seznam záznamů o archivních zprávách

Zobrazený seznam obálek je podobný seznamu aktuálních zpráv ve schránce, neumožňuje však zobrazení detailu zprávy. Doručenku archivní zprávy však lze zobrazit a stáhnout i s aktuální pečetí MV.

Seznam záznamů o smazaných zprávách

U odeslaných zpráv, které byly smazány proto, že antivirový program pozitivně označil přílohu, je v historickém záznamu pro účel tohoto seznamu jako datum dodání uměle uvedeno datum podání zprávy. Bez tohoto údaje by se záznam nezařadil do výsledků při výběru podle data dodání. Nic to nemění na tom, že taková zpráva nebyla dodána do schránky adresáta.

V historických záznamech lze i vyhledávat, zejména podle data dodání. Interval kalendářních dat však nesmí přesáhnout 3 měsíce.

6.1.3. Zobrazení obálky archivní zprávy

Klepnutím na položku seznamu zpráv se obálka příslušné zprávy otevře a zobrazí v okně Detail zprávy.

Klepnutím na tlačítko DETAIL DORUČENKY se otevře sekce Události zprávy, kde se vypíše přehled informací o pohybu a osudech dané zprávy (to jsou ty položky označené EV), které jsou podrobněji popisované u seznamu doručených zpráv.

Pokud chcete prohlédnutou doručenku bez dalších požadavků uzavřít, klepněte na tlačítko SKRÝT DORUČENKU.

Různé manipulace s doručenkou nabízí příkazy nabídky pod tlačítkem Další možnosti:

  • Vytisknout doručenku – otevře se obsah doručenky v novém okně ve formě vhodné k tisku. Obsah okna vytisknete prostředky vašeho internetového prohlížeče stejně, jako tisknete načtené stránky z webu. Vytištěná podoba odpovídá PDF doručence.
  • Uložit doručenku – vyžádat uložení doručenky do souboru na disk a do složky dle vašeho výběru. Máte na výběr dva formáty: PDF nebo ZFO (podepsané XML – formát CAdES/PKCS7). Oba formáty obsahují digitální podpis a jsou obsahově rovnocenné. K zobrazení ZFO souboru je však potřeba externí aplikace, např. Software602Form Filler. Načíst ZFO soubor lze i do portálu ISDS, či jiných aplikací.
  • Zobrazit podací razítko – v detailu zprávy zobrazit sekci s informacemi o podacím razítku, které do zprávy vkládá systém při podání.
  • Zkonvertovat doručenku – doručenku v PDF podobě lze odeslat do úschovny Czech POINT, kde si pak můžete do 30 dnů vyzvednout zkonvertovanou doručenku v listinné podobě.

Detail zprávy

6.1.4. Export archivního seznamu

Seznam obálek archivních zpráv lze stáhnout ve formátu CSV (textový formát) nebo XLS (formát aplikace MS Excel) – viz odkaz v seznamu vpravo dole. Seznam se stahuje kompletní dle zadání filtru, bez omezení na stránkování v Portálu. Obsahuje-li seznam příliš mnoho záznamů, může být generování ukončeno předčasně, pak je v seznamu přidán řádek s textem: „Dosaženo limitu počtu zpráv v exportu (NNN), export není kompletní. Pokud chcete mít export kompletní, změňte nastavení pro výběr zpráv do seznamu.

Export archivního seznamu

6.2. Datový trezor

Portál ISDS zobrazuje v samostatném seznamu zprávy trezorové, tedy takové, které by v zákonném termínu byly již z datové schránky vymazány. Datový trezor není uživateli dostupný automaticky, jedná se o placenou službu České pošty s.p.

6.2.1. Datový trezor není aktivní

U schránky, která nemá službu Datový trezor aktivní, je po klepnutí na záložku Datový trezor pouze vypsána informace s odkazem na web České pošty s.p., kde si lze službu objednat a zobrazeno tlačítko Aktivovat, jehož stiskem přejdete do konfiguračního okna portálu na stránku pro nastavení datového trezoru.

Datový trezor neaktivní

6.2.2. Datový trezor je aktivní

Je-li u schránky datový trezor aktivní, pak po klepnutí na záložku DATOVÝ TREZOR se zobrazí seznam přijatých trezorových zpráv v podobě vycházející ze seznamu „živých“ zpráv. Navíc je zde však možnost trezorové zprávy jednotlivě nebo hromadně mazat.

6.2.3. Překročení kapacity datového trezoru

Kapacita datového trezoru je omezená podle nastavení této služby. Pokud se zaplněnost datového trezoru blíží kritické hranici, zobrazuje se vždy po vstupu do jeho prostředí varovná zpráva.

Varovná zpráva zaplnění datového trezoru

Je třeba obsah trezoru projít a posoudit, které z uložených zpráv by se daly vymazat. Pokud by došlo k vyčerpání kapacity trezoru, nebudou se do něj datové zprávy starší 90 dnů ze schránky ukládat, ale budou se bez náhrady mazat.

Informace o stavu Datového trezoru

Pokud je datový trezor zaplněn jen částečně a funguje bez omezení, je při každém novém vstupu do jeho prostředí zobrazena zpráva o jeho okamžitém zaplnění.

6.2.4. Seznam datových zpráv v datovém trezoru

Do okna datového trezoru se dostanete klepnutím na záložku Datový trezor. V levé části okna pak máte k dispozici dva příkazy pro výběr toho, jaký typ datových zpráv z vaší datové schránky chcete zobrazit: Přijaté zprávy nebo Odeslané zprávy.

Seznam zpráv v DT

V seznamech jsou zobrazeny položky několika nejčerstvějších trezorových zpráv. Pokud chcete zobrazit další (starší) zprávy, klepněte na tlačítko NAČÍST DALŠÍ ZPRÁVY. Do okna se načtou položky několika dalších zpráv; to lze opakovat, dokud se nedostanete ke zprávě, kterou hledáte, nebo na konec seznamu.

Takový způsob vyhledávání by byl u starších datových zpráv velice zdlouhavý, proto je k dispozici filtr pro vyhledávání zpráv podle nastaveného kritéria.

Filtr datového trezoru

Klepnutím na odkaz Filtr se otevřou ovladače pro sestavení filtru. Přijaté i odeslané zprávy uložené do datového trezoru lze filtrovat podle data dodání nebo data doručení, dále podle typu zprávy (např. jen placené), podle jména odesílatele (adresáta), podle řetězce „Předmět“ nebo podle jeho části, podle našeho/vašeho čísla jednacího, případně spisové značky a konečně podle konkrétního ID datové zprávy.

  • Klepnutím na žlutou šipku pod odkazem Filtr se otevře volič možností, podle čeho se má seznam filtrovat. Variantu Podle data doručení (myšleno doručení přihlášením, ne doručení fikcí) nedoporučujeme používat v případě většího počtu zpráv (může být pomalejší odezva), zatímco výběr Podle data dodání je rychlý.
  • Podle nastavení voliče se upraví pole pro sestavení kritéria filtrace.
  • • Pak do těchto polí napište, co má být kritériem filtru – například datový rozsah u data dodání nebo název společnosti (nikoliv ID schránky) při volbě Podle odesílatele. Používejte vždy celá slova. U čísla jednacího nebo spisové značky lze použít i jednotlivé souvislé části těchto symbolů. U volby Podle typu lze z nabídky vpravo vybrat jen Poštovní zprávy, nebo Iniciační Poštovní zprávy.
  • Pokud hledáte konkrétní zprávu známého čísla (zejména pro stažení doručenky), použijte variantu Podle ID zprávy. Prohledány budou jak aktuální zprávy ve schránce (resp. trezoru), tak i obálky zpráv v archivu.

Po nastavení filtru klepněte na tlačítko Vyhledat. Pokud jsou v datovém trezoru nalezeny odpovídající datové zprávy, zobrazí se v okně jejich seznam.

6.2.5. Zobrazení datové zprávy uložené v datovém trezoru

Chcete-li datovou zprávu uloženou v trezoru zobrazit, klepněte myší na její položku v seznamu. Okno přijaté nebo odeslané datové zprávy uložené v datovém trezoru (zobrazené ze záložky Datový trezor) je v podstatě vzhledem i obsluhou stejné jako okno přijaté či odeslané zprávy zobrazené ze záložky Datová schránka.

Detail datové zprávy

6.2.6. Mazání zpráv z datového trezoru

Datové zprávy, jejichž položky v seznamu začínají zaškrtávacím políčkem, lze z datového trezoru vymazat.

Datové zprávy určené k vymazání se klepnutím do tohoto políčka označí zaškrtnutím (lze označit jednu i několik) a poté se klepnutím na tlačítko Smazat vybrané vymažou.

Smazat vybrané

Vymazání je jištěno dotazem Smazání vybraných zpráv. Zprávy se vymažou, když klepnete na tlačítko Ano.

Pokud byste chtěli označit k vymazání všechny datové zprávy v dané chvíli zobrazené v okně datového trezoru, klepněte na tlačítko Označit vše. Označí se jen položky zpráv načtené do okna – nikoliv všech zpráv v datovém trezoru!

Potvrzení smazání

6.3. Úložiště souborů

Úložiště souborů představuje možnost dočasně na společné místo „odkládat“ určité soubory, ze kterých se pak budou sestavovat přílohy datových zpráv. Jde tedy především o takové soubory, u kterých se předpokládá, že budou v určitém blízkém časovém horizontu opakovaně připojovány k více datovým zprávám. Soubory v úložišti mohou využívat i další uživatelé téže datové schránky, pokud existují (například sekretářka připraví do úložiště soubory s podklady, šéf je pak zkontroluje a odešle v datových zprávách).

Úložiště souborů je v této verzi koncipováno jako prostor pro dočasné uložení omezeného počtu souborů a není v jeho možnostech jakkoliv suplovat službu Datový trezor nebo ukládání souborů do složek na disku.

6.3.1. Přístup do Úložiště souborů

Při výběru záložky DATOVÁ SCHRÁNKA klepnutím na odkaz ÚLOŽIŠTĚ SOUBORŮ se otevře stránka úložiště. Je-li dosud prázdné, vypíše se pouze informace o možnosti ukládání souborů, maximálního počtu (30) a maximální doby uložení (15 dní).

Úložiště souborů

Obsahuje-li Úložiště nějaké soubory, místo této informace se rovnou vypíše jejich seznam.

6.3.2. Vkládání souborů do Úložiště

Soubory lze do Úložiště vkládat různými způsoby – buď přímo v prostředí okna Úložiště souborů, nebo z okna Detail zprávy otevřeného pro datovou zprávu ze seznamu zpráv.

Po stisku tlačítka NAHRÁT SOUBOR se otevře stránka s parametry vkládaného souboru.

Vkládání souboru do Úložiště

  • Popis souboru je editační okénko pro váš popis souboru. Popis je povinný.
  • Voličem Viditelnost lze určit, pro které uživatele schránky má být soubor viditelný – jenom já (soubor neuvidí nikdo kromě mě), oprávněné osoby (v této schránce), všichni (uživatele schránky).
  • Tlačítkem VLOŽIT SOUBOR DO ÚLOŽIŠTĚ se otevře obvyklý dialog pro volbu disku, složky a hledaného souboru. Jednodušší bývá soubor přetáhnout myší přímo ze složky.

Po stisku tlačítka VLOŽIT SOUBOR DO ÚLOŽIŠTĚ se soubor zařadí do seznamu. Během přenosu do ISDS je na obrazovce „Čekejte prosím“ a indikátor postupu přenosu.

6.3.3. Okno Úložiště se seznamem souborů

V okně Úložiště jsou vypsány jen ty soubory, které jsou viditelné pro přihlášeného uživatele. V tabulce se vypisují následující údaje:

Úložiště - seznam souborů

  • Název souboru – na název souboru lze kliknout. Po kliknutí se prohlížeči začne předávat soubor, prohlížeč reaguje svým vlastním dialogem pro stažení, případné otevření v asociovaném programu provede uživatel po stažení souboru na lokální disk.
  • Nad názvem souboru je upřesňující popis souboru (může být zkrácený).
  • Vložil - jméno a příjmení toho, kdo soubor vložil.
  • Vloženo – datum a čas vložení souboru.
  • Smaže se za (dnů) - počet dnů do automatického vymazání souboru z Úložiště.
  • Přístup – kdo má k souboru přístup – jen já, oprávněné osoby, všichni.

Zaškrtávací políčko vlevo se souborem je určeno pro výběr souboru ke smazání. Políčko je dostupné jen pro vlastníka souboru (toho, kdo jej vložil). Označené soubory se vymažou po stisku tlačítka SMAZAT VYBRANÉ. Smazané soubory nelze obnovit. Označit všechny soubory na stránce (pro smazání) lze tlačítkem OZNAČIT VŠE.

Tlačítko UPRAVIT umožní upravit parametry Popis souboru a Viditelnost u souboru v tomto řádku. Po stisku tlačítka je zobrazena stránka s možností změnit parametry záznamu. Úpravy může provádět jen ten, kdo soubor vložil. Přepis parametrů neprodlouží dobu uložení souboru. Zde lze také vložit jiný soubor (např. jinou verzi) – pak se nastaví doba uložení opět na 15 dní.

Tlačítkem NAHRÁT SOUBOR lze vkládat další soubory až do maximální kapacity Úložiště.