Nápověda

3. Přijaté datové zprávy

Okno s přijatými (dodanými i doručenými) datovými zprávami se jako první otevře po vstupu do portálu.

Později můžete kdykoliv do tohoto okna vstoupit tak, že klepnete na záložku Datová schránka a vlevo pak na příkaz Přijaté zprávy.

Pozor, je třeba si zapamatovat tyto důležité informace:

  • Doručené datové zprávy se v seznamu uchovávají po 90 dnů ode dne doručení do datové schránky (nikoliv dodání, nikoliv doručení fikcí).
  • Zpráva se považuje za doručenou okamžikem, kdy se uživatel přihlásí k datové schránce (tedy ještě aniž by datovou zprávu otevřel). Pokud se tak nestane, je zpráva považována za doručenou desátým dnem po dodání zprávy do datové schránky (tzv. doručení fikcí – pokud odesílatel nezakázal doručení tímto způsobem).

Přijaté zprávy

3.1. Seznam došlých zpráv

V okně Přijaté zprávy je zobrazen seznam zpráv došlých do vaší schránky.

Seznam zpráv

V seznamu jsou rozlišeny datové zprávy prohlédnuté a dosud neprohlédnuté. Zprávy, které jste dosud neprohlíželi (neotevřeli), mají název vypsaný zvýrazněným písmem (tučně) a na začátku položky je žlutý puntík. Po prvním otevření zprávy se zvýraznění písma potlačí a puntík zmizí

Klepnutím na položku s názvem datové zprávy se otevře okno s obsahem vlastní datové zprávy.

3.2. Vyhledávání zpráv v seznamu

V okně jsou zobrazeny položky několika prvních (nejčerstvějších) zpráv. Pokud chcete zobrazit další (starší) zprávy, klepněte na tlačítko Načíst další zprávy. Do okna se načtou položky několika dalších zpráv; to lze opakovat, dokud se nedostanete ke zprávě, kterou hledáte.

Načíst další zprávy

Takový způsob vyhledávání by byl u starších zpráv velice zdlouhavý, proto je k dispozici filtr pro vyhledávání zpráv podle nastaveného kritéria.

Filtr

Klepnutím na odkaz FILTR se otevřou ovladače pro sestavení filtru. Zprávy lze filtrovat podle data dodání nebo data doručení, dále podle typu zprávy (např. neprohlédnuté nebo jen placené), podle jména odesílatele, podle řetězce „Věc“ nebo podle jeho části, podle našeho/vašeho čísla jednacího, případně spisové značky a konečně podle konkrétního ID datové zprávy.

  • Nejprve vyberte prvním voličem zleva, podle čeho se má seznam filtrovat. Variantu Podle data doručení (myšleno doručení přihlášením, ne doručení fikcí) nedoporučujeme používat v případě většího počtu zpráv (může být pomalejší odezva), zatímco výběr Podle data dodání je rychlý.
  • Podle nastavení voliče se upraví pole pro sestavení kritéria filtrace.
  • Pak do těchto polí napište, co má být kritériem filtru – například datový rozsah u data dodání (u schránky bez trezoru nemá smysl zadávat starší datum než 90 dní) nebo název společnosti (nikoliv ID schránky) při volbě Podle odesílatele. Používejte vždy celá slova. U čísla jednacího nebo spisové značky lze použít i jednotlivé souvislé části těchto symbolů. U volby Podle typu lze z nabídky vpravo vybrat jen Poštovní zprávy, jen zprávy dosud Neprohlédnuté, zprávy V trezoru, Iniciační Poštovní zprávy nebo seznam zobrazit Bez systémových zpráv.
  • Pokud hledáte konkrétní zprávu známého čísla (zejména pro stažení doručenky), použijte variantu Podle ID zprávy. Prohledány budou jak aktuální zprávy ve schránce (resp. trezoru), tak i obálky zpráv v archivu.

Po nastavení filtru klepněte na tlačítko Vyhledat.

Filtr

Nastavení filtru ukončíte dalším klepnutím na odkaz FILTR.

3.3. Mazání datových zpráv

Kapacita datové schránky (počet vložených datových zpráv a jejich velikost) není omezená. Pokud nepoužíváte službu Datový trezor, je však omezena doba pro uložení doručené datové zprávy na 90 dnů – po této době je zpráva ze schránky automaticky vymazána.

Přímé mazání položek datových zpráv ze seznamu není možné. Datové zprávy lze mazat pouze z aktivního Datového trezoru (viz kapitola ).

3.4. Zobrazení detailu datové zprávy

Přečtenou i dosud nepřečtenou datovou zprávu otevřete a zobrazíte klepnutím na její položku v seznamu. Obálka datové zprávy se načte do okna DETAIL ZPRÁVY. Vlastní obsah zprávy je interpretován v kolonkách okna v podobě, jak ji sestavil odesílatel.

Zobrazení detailu DS

Z okna se zobrazeným detailem zprávy lze také soubory z přílohy dočasně ukládat do Úložiště souborů k operativnímu zpracování.

Odkaz DETAIL DORUČENKY slouží k zobrazení informací o doručování této datové zprávy.

3.5. Přílohy doručené datové zprávy

3.5.1. Seznam souborů v příloze

Seznam souborů tvořících přílohu datové zprávy je vypsán v DETAILU ZPRÁVY v sekci PŘILOHY.

Seznam souborů v příloze

Pokud se příloha skládá z více souborů, lze s nimi manipulovat buď jednotlivě, nebo stáhnout celou přílohu na lokální disk v jediné operaci – viz kapitola Stažení celé přílohy na lokální disk.

3.5.2. Otevření souboru z přílohy a jeho případné vytištění

Položka s názvem každého souboru a jeho velikostí je aktivním odkazem, který po kliknutí myší otevře nabídku, ve které máte možnost soubor otevřít nebo uložit – vzhled nabídky se liší podle použitého webového prohlížeče. Ukázka je z prostředí prohlížeče Firefox.

Firefox stažení souboru

Pro otevření souboru nabízí operační systém aplikaci příslušející k souboru podle přípony jeho názvu podle registrační databáze (v případě PDF například Adobe Reader, v případě DOCX je to MS Word, apod.).

Z aplikací, ve kterých jsou sobory otevřené, můžete obsah souboru obvykle snadno vytisknout. Tisk a jeho parametry se nastavují podle konkrétní aplikace, ve které je příslušný soubor zobrazen.

3.5.3. Uložení souboru z přílohy na disk

Dialog s nabídkou, který se otevře po klepnutí na název souboru v příloze, umožňuje nejen soubor zobrazit, ale jako druhou možnost i uložit. Konkrétní podoba příkazu opět závisí na použitém internetovém prohlížeči. Příslušnou volbou si můžete soubor z přílohy uložit na zvolený disk a do vybrané složky vašeho počítače.

Firefox stažení souboru s nabídkou

3.5.4. Uložení souboru do Úložiště

Další možnost uložení souboru nabízí Úložiště – prostor pro dočasné uložení těch souborů, se kterými hodláte v nejbližší době více manipulovat.

Soubor do Úložiště vložíte klenutími odkaz Uložit do Úložiště. Bližší informace o Úložišti najdete v kapitole Úložiště souborů.

Uložit do Úložiště

3.5.5. Odeslání souboru ke konverzi do listinné podoby

Komunikace přes datové schránky probíhá v plně elektronické a elektronicky zabezpečené formě, kde doručené materiály mají stejnou platnost, jako by šlo o materiály listinné – vyhotovené a doručené na papíře.

Přesto je možné pro speciální případy jednotlivé přílohy datové zprávy konvertovat z elektronické podoby do plnohodnotné podoby listinné. Autorizovanou konverzi souboru z přílohy (pozor – týká se pouze souborů ve formátu PDF) do listinné podoby zajistí kontaktní místa Czech POINT.

Konvertovaný dokument musí být v souladu se zákonem č.300/2008 Sb. (O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) ve formátu PDF a opatřen platným elektronickým podpisem. V opačném případě se ke konverzi neodešle.

Postup je následující:

  1. Pod položkou s názvem souboru klepněte myší na odkaz Zkonvertovat.

    Volba Zkonvertovat

  2. Otevře se okno, ze kterého lze soubor odeslat ke konverzi do listinné podoby na Czech POINT. Klepněte zde na tlačítko Odeslat ke konverzi.

    Odeslat ke konverzi

  3. Po odeslání ke konverzi se zobrazí tzv. konverzní lístek. Klepněte na odkaz Vytisknout v pravém dolním rohu okna. Nemáte-li po ruce tiskárnu, můžete si jej uložit ve formátu PDF a vytisknout později – klepněte na odkaz Uložit.

    Konverzní lístek

  4. Konverzní lístek se zobrazí v podobě vhodné pro tisk – zvolte výstupní zařízení (tiskárnu) a vytiskněte jej.
  5. Pak okno s tiskovou předlohou konverzního lístku klepnutím na tlačítko Zpět na detail zprávy zavřete – vrátíte se do okna se zobrazeným detailem zprávy.

S vytištěným konverzním lístkem se pak uživatel dostaví na pracoviště Czech POINT, kde mu bude vytištěna listinná podoba daného dokumentu a úředně ověřena její pravost.

Pokud příloha je v takové podobě, že jí nelze zkonvertovat, místo konverzního lístku se vypíše chybová zpráva popisující důvod, proč byla konverze odmítnuta (např. že PDF soubor není podepsaný nebo je staré verze apod.).

Nelze zkonvertovat

3.5.6. Stažení celé přílohy na lokální disk

Pokud příloha datové zprávy obsahuje několik souborů, je možné tyto soubory (celou přílohu) stáhnout v jediné operaci.

Soubory budou vloženy do společného archivního souboru ve formátu ZIP a uloženy na disk podle vašich dispozic. Z archivu ve formátu ZIP lze pak jednotlivé soubory kdykoliv snadno extrahovat.

Požadavek na stažení přílohy jako celku vznesete klepnutím na tlačítko Další možnosti v pravém dolním rohu okna s detailem datové zprávy a dále pak spuštěním příkazu Stáhnout všechny přílohy v ZIP archívu.

Stáhnout všechny přílohy v ZIP archívu

Klepnutím na odkaz se otevře dialog pro potvrzení uložení souborů z přílohy do archívního souboru.

Uložit ZIP soubor

V dialogu ponechte nastavenou volby Uložit soubor. Klepnutím na tlačítko OK se otevře obvyklý dialog pro výběr disku a složky, kam budete chtít archívní soubor uložit.

Otevřením takto uloženého archívního souboru získáte přístup k jednotlivým souborům přílohy.

3.6. Zvláštní případy doručení

V okně Detail zprávy najdete také upřesňující informace o datové zprávě (z její „obálky“). Z hlediska způsobu dodání jsou tu důležité následující parametry:

  • V sekci Pomocné údaje pod hlavičkou K rukám může být uvedena nezávazná informace zpřesňující adresu, pokud je datová zpráva určena přímo pro některého z více uživatelů datové schránky (například na nějakém úřadu apod.) a odesílatel využil možnosti toto upřesnit, je jméno adresáta uvedeno pod touto hlavičkou.
  • Informace Zpráva typu do vlastních rukou představuje důležitý příznak zprávy – je-li zde uvedeno Ano, jde o zprávu s vyšším stupněm důležitosti (obdoba rozdílu mezi dopisem normálním a dopisem do vlastních rukou). Ke čtení zprávy označené do vlastních rukou je třeba vyššího oprávnění uživatele datové schránky.
  • Dále je tu uvedena informace, zda je či není zakázáno tzv. doručení datové zprávy fikcí. Tento způsob doručení znamená, že po uběhnutí deseti dnů od vložení do schránky je zpráva automaticky považována za doručenou bez ohledu na to, zda ji adresát prohlédl nebo schránku alespoň kontaktoval. Informaci o tom najdete pod hlavičkou Zakázáno doručení fikcí. Tato možnost je k dispozici pouze pro Orgány veřejné moci.
  • Pokud si odesílatel datové zprávy přál, abyste se dozvěděli jeho totožnost, najdete informaci v horní části okna v sekci Odesílatel a v sekci Pomocné údaje je pod hlavičkou Přidat jméno odesílatele uvedeno Ano.

3.7. Odpověď na datovou zprávu

Subjekt, jemuž byla doručena zpráva, může na tuto zprávu ihned zareagovat a poslat odesílajícímu subjektu svou odpověď.

3.7.1. Požadavek na odpověď na datovou zprávu

Požadavek na odpověď vytvoříte klepnutím na tlačítko Odpovědět v levé dolní části okna Detail zprávy.

V dolní části okna je také uvedena informace, zda jde o odpověď bezplatnou – zpoplatnění se týká Poštovních datových zpráv, pokud není odpověď hrazena odesílatelem nebo pokud nejde o dotovanou datovou schránku.

Odpověď bezplatná

3.7.2. Sestavení odpovědi na datovou zprávu

Na to se otevře okno pro vytvoření datové zprávy. Vpravo nahoře je uvedena informace (Krok 2/3: náležitosti zprávy). To proto, že části obálky jsou již na základě výchozí datové zprávy (na kterou odpovídáte) předem vyplněné tak, aby bylo možné snadno a rychle poslat odpověď původnímu odesílateli. Je samozřejmé, že není třeba povinně všechny údaje převzít – všechna pole i lze editovat a také lze upravit nastavení všech ovladačů.

Všimněte si, že v poli Předmět je identifikační řetězec zprávy převzat ze zprávy původní a je před něj předřazena předpona RE:, jak tomu bývá u elektronické pošty.

Odpověď

Zprávu dále dokončíte tak, jak je popsáno v kapitole o přípravě nové datové zprávy od kapitoly.

3.7.3. Odeslání odpovědi

Odpovědní datovou zprávu odešlete stejným způsobem, jako když sami odesíláte novou datovou zprávu.

Úspěšné odeslání odpovědi je oznámeno informační zprávou. Klepnutím na odkaz Poslat další zprávu přejdete přímo do okna nová zpráva a můžete začít vytvářet další datovou zprávu. Jinak můžete pokračovat v práci libovolným způsobem.

Úspěšné odeslání

Adresát uvidí odpověď na datovou zprávu ve svém seznamu dodaných zpráv – že jde o odpověď, pozná podle prefixu RE: u položky datové zprávy.

Odpověď v seznamu zpráv

3.8. Přeposlání datové zprávy

Subjekt, jemuž byla doručena zpráva, může tuto datovou zprávu také přeposlat – tedy v podobě, jak mu došla, postoupit dalším adresátům.

3.8.1. Sestavení zprávy

Požadavek na přeposlání zprávy vytvoříte klepnutím na tlačítko Přeposlat v levé dolní části okna Detail zprávy.

V dolní části okna je také uvedena informace, zda jde o odpověď bezplatnou – zpoplatnění se týká Poštovních datových zpráv, u kterých není odpověď hrazena odesílatelem nebo pokud nejde o dotovanou datovou schránku.

Tlačítko přeposlat

Na to se otevře okno pro vytvoření datové zprávy, a to ve fázi (Krok 1/3: ADRESÁT) (protože adresát nebo skupina adresátů nejsou v tomto případě, na rozdíl od odpovědi na zprávu, definováni). Po výběru adresáta přejdete na Krok 2/3: Náležitosti zprávy.

Všimněte si, že v poli Předmět je identifikační řetězec zprávy převzat ze zprávy původní a je před něj předřazena předpona FWD:, jak tomu bývá u elektronické pošty.

Přidat adresáta

S využitím odkazu Přidat adresáta se můžete vrátit ke kroku 1 a tam vybrat dalšího adresáta. Výběr adresátů je možné opakovat tak dlouho, až máte zvoleny adresy všech datových schránek, do kterých chcete datovou zprávu přeposlat.

Části obálky jsou již na základě výchozí datové zprávy předem vyplněné tak, aby bylo možné přeposílanou zprávu snadněji vytvořit. Obsah všech polí i stav zaškrtávacích políček lze upravit.

Zprávu dále dokončíte a odešlete tak, jak je popsáno v kapitole o přípravě nové datové zprávy od kapitoly.

Jako příloha je připojena celá datová zpráva, kterou přeposíláte, ve formátu ZFO. Přílohu můžete ponechat v této podobě, ale můžete do ní zařadit i své vlastní další soubory.

3.8.2. Ukončení vytváření přeposílané zprávy bez uložení

V průběhu sestavení přeposílané datové zprávy si můžete uvědomit, že bude potřeba ještě dořešit nějaké záležitosti, této zprávy se dotýkající. Pak můžete práci ukončit a nic neukládat ani neposílat.

  1. Klepněte na tlačítko Zrušit přípravu zprávy.
  2. Klepnutím na stejnojmenné tlačítko v následujícím okně potvrďte bezpečnostní dotaz.

3.8.3. Odeslání přeposílané datové zprávy

Přeposílanou datovou zprávu odešlete stejným způsobem, jako když sami odesíláte vlastní novou datovou zprávu.

Úspěšné odeslání odpovědi je oznámeno informační zprávou. Klepnutím na tlačítko Pokračovat okno se zprávou zavřete – přejdete do seznamu odeslaných zpráv.

Adresát uvidí přeposlanou datovou zprávu ve svém seznamu dodaných zpráv – že jde o přeposlanou zprávu pozná podle prefixu FWD: v řetězci Věc.

3.9. Uložení celé datové zprávy na disk

Pozor – nezaměňujte s uložením přílohy

Datovou zprávu, kterou máte právě otevřenou, si můžete uložit na disk vašeho počítače ve formě souboru s příponou ZFO, který obsahuje elektronicky podepsaná XML data ve formátu podpisu CAdES-T. Účelem exportu na disk je umožnění vlastní archivace, neboť ze schránky se zpráva smaže po 90 dnech od doručení (pokud nemáte koupený Datový trezor).

Postup je následující:

  1. Ve spodní části okna DETAIL ZPÁVY klepněte na tlačítko STÁHNOUT ZPRÁVU (.ZFO).
  2. V následujícím dialogu, který má vzhled podle použitého internetového prohlížeče, zvolte možnost uložení (nikoliv otevření).
  3. Datová zpráva se uloží ve formě ZFO souboru do složky, kterou užíváte jako úložiště stažených souborů.
  4. Pokud na položku takového souboru později poklepete myší, načte se uložená zpráva do okna programu asociovaného s příponou ZFO – pravděpodobně programu Software602 Form Filler.

3.10. Tisk obálky datové zprávy

Obálku otevřené datové zprávy si můžete vytisknout. To zajistíte ve spodní části okna DETAIL ZPRÁVY stisknutím tlačítka VYTISKNOUT.

Obálka se připraví do nového okna ve formě vhodné k tisku. Vytisknete ji jako jakékoliv jiné okno načtené do vašeho internetového prohlížeče. Konkrétní příkazy, ovladače a nastavení záleží na použitém prohlížeči.

3.11. Konverze celé datové zprávy

Celou datovou zprávu, včetně všech jejích příloh, lze odeslat ke konverzi na Czech POINT. Konvertovat celou datovou zprávu lze pouze v případě, že obsahuje alespoň jednu přílohu ve formátu PDF.

  1. Klepněte myší na odkaz DALŠÍ MOŽNOSTI a poté ZKONVERTOVAT.
  2. V následně otevřeném okně klepněte v pravém dolním rohu na tlačítko Odeslat ke konverzi.
  3. Po odeslání ke konverzi se okno doplní o informace potřebné pro převzetí konvertovaného výstupu. Je zde uvedeno datum, do kterého lze výsledek konverze na pracovišti Czech POINT nejpozději převzít a dále kód a příslušný obrázek pro digitální čtečku, podle kterého pracovník na pracovišti Czech POINT načte požadovaný výstup a seznam příloh v datové zprávě.
  4. Klepnutím na odkaz Vytisknout si obsah okna – konverzní lístek – vytiskněte. S ním pak navštívíte kontaktní místo Czech POINT, kde vám na jeho podkladě bude vydán konvertovaný výstup. Konverzní lístek je možno též uložit ve formátu PDF pro pozdější tisk.